Zo organiseer je een succesvol digitaal event!
Heb je de opdracht gekregen om een digitaal event te organiseren, maar heb je geen idee hoe je dit moet aanpakken? Lees dan snel ons stappenplan door.
Stap 1: Bepaal het doel
Ieder evenement wordt georganiseerd met een doel voor ogen. Wat wil je bereiken met dit event? Wat wil je overbrengen aan de deelnemers? Zodra je dit weet, komt hier vanzelf het geschikte medium uitrollen, zoals een live stream, webinar of een hybride event.
Stap 2: Bepaal je doelgroep
Wie wil je bereiken met je digitale event? Gaat het om interne doelgroepen, zoals eigen medewerkers, managementteams of salesteams? Of zullen er enkel externe deelnemers zijn? Probeer deze groepen niet samen te voegen in één event, omdat ze een andere aanpak vragen. Wanneer je dit hebt bepaald, kijk je verder naar de demografische kenmerken van je doelgroep. Dat helpt je met het verder bepalen van het programma, sprekers en artiesten.
Stap 3: Stel je programma samen
Nu je weet wie je doelgroep is en wat hun interesses, wensen en verwachtingen zijn, kun je het programma gaan samenstellen. De deelname aan een digitaal event is een stuk passiever dan een live event. Kies daarom interessante sprekers en artiesten en vergeet niet om een geschikte host te boeken. De host zorgt voor de meeste interactie met de sprekers en het publiek en is daarom extra belangrijk. En last but not least, houd het programma kort en krachtig!
Stap 4: Bepaal je budget
De kosten voor een digitaal evenement worden vaak onderschat. Je zou denken dat je kosten bespaart, omdat je geen catering nodig hebt voor honderden mensen. Klinkt logisch toch? Helaas, een digitaal event zal evenveel of misschien wel meer kosten dan een live event. Dit komt door de uitgebreide audiovisuele middelen die er nodig zijn om een digitaal evenement te organiseren. Hier komen we in stap 7 op terug.
Stap 5: Kies een locatie
Kies een indrukwekkende locatie voor je event. Eigenlijk kan een digitaal evenement overal plaatsvinden. Je hebt in ieder geval genoeg ruimte nodig voor het opbouwen van de set. Wij adviseren je een inspirerende locatie te kiezen, want dat draagt bij aan de beleving en je merkimago. Het team van Conference Line helpt je graag met het vinden van de perfecte locatie. Plaats hier een aanvraag en we helpen je direct verder.
Stap 6: Kies een platform
Er zijn diverse platforms waar je digitale evenementen kunt uitzenden. Bedenk wat je precies voor functionaliteiten wil. Aan de hand daarvan kun je opties vergelijken. Misschien wil je een optie voor virtueel netwerken of wil je je eigen huisstijl integreren? Kies sowieso een platform waar je alle onderdelen van de guest journey in kunt verwerken, een all-in eventplatform. Dat maakt het overzichtelijk voor jou als organisator en voor de deelnemers.
Stap 7: Techniek
Een goede internetverbinding is noodzakelijk voor een online event. Kies voor een vaste lijn, zodat je een stabiele verbinding hebt. De techniek zal een groot gedeelte van je budget in beslagnemen, dus besteed hier veel aandacht aan. Veel hotels en evenementenlocaties werken met vaste partners voor de audiovisuele middelen, maar staan ook andere AV-leveranciers toe. Vraag daarom offertes op bij meerdere partijen. Kies niet enkel op basis van de laagste kosten, maar kijk ook naar de ervaring met online events.
Stap 8: Promotie
Nu je de organisatie van het daadwerkelijke event op de rit hebt, is het tijd om deelnemers uit te nodigen. De promotie van je event is natuurlijk afhankelijk van de doelgroep. De communicatie zal online verlopen. Een groot voordeel hiervan is dat je hier geautomatiseerde marketingtools voor kunt gebruiken. Bereik je doelgroep door middel van e-mailmarketing, social media en je website. Er zijn diverse handige tools beschikbaar om dit makkelijker te maken. Denk bijvoorbeeld aan e-mail marketingsoftware waar je normaliter je nieuwsbrief mee verstuurt.
Stap 9: Engagement
We zeiden al dat de deelname voornamelijk passief zal zijn. Hoe makkelijk is het om dan vanuit je huiskamer uit te checken… Zonde! Zorg voor interactie door een goede host, polls, quizes, ‘call to action’-buttons, Q&A’s, inbelmogelijkheden en integratie van social media (vergeet niet een goede hashtag te bedenken).
Stap 10: Test!
De laatste en belangrijkste stap voor de organisatie van een digitaal evenement is om goed te testen. Door uitgebreid het programma te testen, maak je de software ‘eigen’, waardoor je tijdens het evenement precies weet hoe het programma werkt. Idealiter laat je ook alle sprekers testen. Zo ben je verzekerd van een succesvol digitaal evenement!
