Buiten de deur vergaderen is nog steeds erg populair. Ondanks dat de vergadermarkt wat stil heeft gelegen tijdens de corona tijd, merken we toch dat elkaar fysiek ontmoeten erg belangrijk blijft. De voordelen van een externe vergaderlocatie zijn duidelijk:

• Je kan in alle rust vergaderen zonder gestoord te worden door de gebruikelijke werkzaamheden
• Er is een specifieke locatie en tijd afgesproken en binnen die tijd moet alles worden besproken
• Een nieuwe omgeving kan inspirerend werken en is daardoor effectiever dan op kantoor blijven

Dit klinkt allemaal heel mooi maar er is natuurlijk ook een nadeel aan een externe vergaderlocatie: het kost geld. Wij hebben 6 tips voor je waardoor jij een vergaderlocatie vindt voor een betaalbare prijs.

Tip 1. Speel open kaart

Zorg er voor dat meetings.nl jouw budget duidelijk voor ogen heeft. Als wij op de hoogte zijn van de mogelijkheden dan zullen we actief proberen een vergaderlocatie te vinden die aan jouw wensen voldoet. Wij denken graag met je mee! Zo vind je altijd een betaalbare locatie voor jouw vergadering.

Tip 2. Bepaal de periode en dag

Kies een periode en dag die minder populair is op de vergadermarkt. In het hoogseizoen zijn locaties minder flexibel met kortingen, probeer daarom iets te plannen buiten deze periode. Het hoogseizoen loopt van april – juni en van september – november. Vaak zijn maandagen en vrijdagen veel minder in trek om te vergaderen dan de dinsdag of donderdag. De bezetting van vergaderruimtes verschilt dus van maand tot maand en van dag tot dag. Maak hier slim gebruik van en kies een periode en dag die lekker voordelig is!

Tip 3. Boek een gunstig gelegen vergaderlocatie

Kies voor een centraal gelegen vergaderlocatie, bijvoorbeeld in Utrecht als de gasten uit alle delen van het land moeten komen. Zorg dat de locatie voor iedereen goed te bereiken is, zo ben je niet onnodig veel tijd (en daarom geld) kwijt aan reizen. Komen alle deelnemers uit dezelfde regio? Kies dan voor een voordelige locatie in de buurt.

Tip 4. Stem de ruimte af op je publiek

Het is handig om van tevoren te weten hoeveel mensen er zullen deelnemen aan de vergadering. Zo weet je zeker dat je niet een vergaderlocatie boekt waarbij je maar de helft van de ruimte gaat gebruiken. Kies daarom voor een passende ruimte voor jouw vergadering.

Tip 5. Kies voor een kleinschalige vergaderlocatie

Kleinschalige vergaderlocaties zijn vaak voordeliger als de groep niet zo groot is. Bovendien is dit vaak sfeervoller dan de grote hotelketens en congrescentra voor deze kleine bijeenkomsten. In bijna elke regio zijn deze bijzondere vergaderaccommodaties te vinden en met een unieke en authentieke uitstraling die ook nog eens heel flexibel zijn. En dat alles voor een hele betaalbare prijs!

Tip 6. Vergelijk offertes

Vergelijk offertes van verschillende locaties, prijzen kunnen erg variëren. 67% van alle opdrachtgevers vraagt 3 á 4 offertes aan. Daarbij zit vaak een uitgebreide prijsopbouw. Kijk ook verder dan de prijs onderaan de streep en bedenk wat je er uiteindelijk voor krijgt. Is de prijs inclusief koffie/thee, bestaat de lunch uit soep met belegde broodjes terwijl je een lunch buffet verwacht! En hoe zit het met de apparatuur, beamer wel of niet in de zaal aanwezig? Zijn er sub-zalen nodig en welke apparatuur zit daar standaard bij. Vergelijk en reken je rijk! Voor dat je het weet heb jij een geschikte vergaderlocatie gevonden die past bij jouw wensen en binnen het budget.

Kijk hier voor een compleet overzicht van alle locaties op meetings.nl en laat je verrassen. Wil jij tijd besparen in het zoeken? Het team van meetings.nl gaat vrijblijvend en kosteloos voor je aan de slag.